Fundacja FUNDUSZ WSPÓŁPRACY

W przypadku umów zawartych w trybie zamówień publicznych przed aneksem – konieczne jest dokumentowanie wydatków w sposób właściwy dla wydatków zrealizowanych z zastosowaniem procedury udzielenia zamówienia publicznego (dołączanie stosownego oświadczenia), aż do zakończenia realizacji tych umów.

 

Wg naszej oceny zatrudnienie pracownika na czas do rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego niesie ryzyko naruszenia przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych. Należy naszym zdaniem dołożyć wszelkich starań, aby prowadzone postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zakończyło się jak najszybciej.

 

Zgodnie z dostępnymi na naszej stronie internetowej komunikatami podmioty nie objęte zakresem podmiotowym zawartym w art. 3 ustawy – Prawo zamówień publicznych, mogą nie stosować procedur tej ustawy jeśli umowa o dofinansowanie Działania została podpisana wg wzorca ogłoszonego w Dz. U. Nr 103, poz. 707, t.j. w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 czerwca 2006 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie trybu składania i wzorów wniosków o dofinansowanie działań oraz wzoru umowy o dofinansowanie działania w ramach programu operacyjnego – Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006).

 

Obowiązek stosowania procedur udzielenia zamówienia publicznego nie zależy od tego na czyją rzecz jest dana usługa lub dostawa. Stosowanie procedur udzielenia zamówienia publicznego zależy przede wszystkim od tego czy podmiot zamawiający jest zobowiązany do stosowania procedur ustawy - Prawo zamówień publicznych (na podstawie art. 3 ustawy i postanowień umowy o dofinansowanie Działania), a następnie od tego co jest przedmiotem zamówienia (wyłączenia określa art. 4 ustawy).

 

Jeśli proponowane rozwiązanie (jedno zamówienie dla trzech e-centrów) jest opłacalne to należy je zastosować, przy czym:

• Wskazane jest takie sformułowanie zamówienia, w którym wystąpi jeden zamawiający, ale trzech odbiorców i faktury będą wystawione na każdego z odbiorców odrębnie. W takiej sytuacji nie ma potrzeby dokonania zmian w budżecie. (Zwracamy uwagę, iż w przypadku zamówień publicznych ww rozwiązanie jest możliwe na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych).
• Jeśli z jakichś powodów nie byłoby możliwe wystawienie przez dostawcę (usługodawcę) trzech faktur na trzech odbiorców – niezbędne jest dokonanie zgodnie z obowiązującymi zasadami odpowiednich zmian w budżecie (i w DPA), tj. przesunięcie zadań i środków do budżetu Administratora. W tej sytuacji zamawiającym i finansującym z własnego budżetu jest Administrator.

 

KSW nie ma dodatkowych uwarunkowań w tym zakresie.

 

W przepisach Wspólnotowych dot. funduszy strukturalnych wskazano, iż płatności dokonywane przez beneficjentów końcowych, winny być udokumentowane fakturą z potwierdzeniem odbioru lub dokumentami księgowymi o równorzędnej wartości dokumentacyjnej. Gdy przedsięwzięcia realizowane są w ramach procedur udzielania zamówień publicznych ww płatności są dokumentowane fakturą z potwierdzeniem odbioru wystawioną zgodnie z podpisanymi umowami.

Stosownie do powyższego, zasady ustalone w przepisach krajowych obowiązujące również w odniesieniu do PIW EQUAL przewidują, iż rozliczenie we wniosku o płatność wydatku poniesionego w związku z realizacją projektu wymaga udokumentowania zapłaconą fakturą za wykonaną usługę lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej.

 

Przede wszystkim zwracamy uwagę, iż problem przedstawiony przez Panią nie ma związku z Komunikatem nr 59, a zatem i z wyrwanym z tekstu tego komunikatu cytatem – Komunikat nr 59 przedstawiał stanowisko Instytucji Zarządzającej w sprawie ustalania wartości zamówienia na poszczególne dostawy lub usługi. Natomiast Pani pytanie, jak rozumiemy, dotyczy obowiązku stosowania procedur ustawy – Prawo zamówień publicznych przez Polską Akcję Humanitarną. Przypominamy, iż zgodnie z dostępnymi na n/stronie internetowej komunikatami, a także dostępnymi w Bazie PiO odpowiedziami na podobne pytania – podmioty takie jak PAH, nie objęte zakresem podmiotowym zawartym w art. 3 ustawy, mogą nie stosować procedur ustawy Prawo zamówień publicznych w Działaniu 2 dopiero po podpisaniu aneksu do umowy o dofinansowanie Działania 2 (tj. umowy wg wzorca ogłoszonego w Dz. U. Nr 103, poz. 707 t.j. w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 czerwca 2006 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie trybu składania i wzorów wniosków o dofinansowanie działań oraz wzoru umowy o dofinansowanie działania w ramach programu operacyjnego – Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 - 2006).

 

Na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych Prezes Rady Ministrów co najmniej raz na dwa lata określa w drodze rozporządzenia średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. Obecnie obowiązujący kurs w wysokości 4,3870 zł/euro określony został w rozporządzeniu Prezesa RM z dnia 22 maja 2006 r. (Dz. U. Nr 87, poz. 610). Informacje w tym zakresie są dostępne na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych.

 

Realizacja odrębnych zamówień będzie wg naszej opinii naruszeniem przepisów Prawa zamówień publicznych. Naszym zdaniem jedynie w przypadku gdyby firma społeczna jako odrębny podmiot samodzielnie realizowała zamówienie można byłoby uniknąć ryzyka naruszenia tych przepisów.

 

Potwierdzamy, iż w przypadku gdy każdy z Partnerów posiada zaplanowany własny budżet - każdy z nich odrębnie realizuje zamówienia publiczne stosując zasady i procedury wynikające z Prawa zamówień publicznych. Dodatkowo informujemy, iż komunikat prezentujący stanowisko IZ w tym zakresie zamieszczony jest na stronie internetowej KSW (nr 41 z dnia 23.03.2006 r.)

PIW EQUAL jest realizowany w formie trzech działań. Umowa o dofinansowanie Działania jest podpisywana dla każdego Dzialania odrębnie. Każda z umów zawarta jest na określoną wartość wydatków kwalifikowanych i zawiera szczegółowy budżet realizacji projektu w danym Działaniu. W związku z powyższym, wartość zamówienia publicznego powinna być szacowana w ramach każdego Działania odrębnie.

 

Wg naszej oceny należy zsumować potrzeby w ramach całej jednostki i zorganizować jeden przetarg niezależnie od liczby projektów, których planowany zakup ma dotyczyć. Trzeba przy tym zaznaczyć, że niezależnie od uwarunkowań formalno-prawnych - za takim rozwiązaniem przemawiają również względy ekonomiczne.

 

Zgodnie z interpretacją przedstawioną w Komunikacie specjalnym nr 67 z dnia 22 czerwca 2006 r.:

par. 20 dotychczas obowiązującej umowy o dofinansowanie Działania 2 zobowiązuje Beneficjenta do stosowania procedur ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, co należy rozumieć jako zobowiązanie do stosowania procedur zawartych w tej ustawie niezależnie od zmian w art. 3 ustawy wprowadzonych w maju br.

Członkowie Partnerstwa nie objęci zakresem podmiotowym zawartym w art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych będą mogli nie stosować procedur udzielania zamówień publicznych określonych w tej ustawie dopiero po podpisaniu aneksu do umowy o dofinansowanie Działania 2 szczegóły przedstawione są na naszej stronie internetowej w Komunikacie specjalnym nr 76 z dnia 28 lipca br. Natomiast ocena, czy i który z podmiotów wchodzących w skład Partnerstwa nie jest objęty zakresem wynikającym z art. 3 ww ustawy nie należy do KSW.

Zaznaczamy, że do postępowania o udzielenie zamówienia wszczętego przed aneksowaniem umowy o dofinansowanie Działania 2 lub do umowy w sprawach zamówień publicznych zawartej przed aneksowaniem umowy o dofinansowanie Działania 2 stosuje się przepisy dotychczasowe.

 

Zgodnie z opinią Instytucji Zarządzającej oraz stanowiskiem Komisji Europejskiej informujemy, iż przy realizacji zadań wspólnych wynikających z umowy o współpracy ponadnarodowej (TCA) należy stosować następującą zasadę: w przypadku konieczności udzielenia zamówienia publicznego zastosowanie ma prawo krajowe Partnera odpowiedzialnego za koordynację danego zadania i to niezależnie od tego, czy zamówienie będzie finansowane tylko przez tego Partnera czy również przez innych Partnerów umowy o współpracy ponadnarodowej.

 

W związku z wprowadzonymi z dniem 25 maja 2006 r. zmianami w ustawie Prawo zamówień publicznych i wątpliwościami interpretacyjnymi zgłaszanymi przez Partnerstwa wyjaśniamy:

• Par. 20 dotychczas obowiązującej umowy o dofinansowanie Działania 2 stanowi m.in., iż Beneficjent zobowiązuje się do stosowania procedur ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, co należy rozumieć jako zobowiązanie do stosowania procedur zawartych w tej ustawie.
• Par. 20 nowego wzorca umowy o dofinansowanie Działania nie zawiera ww tekstu zobowiązania. A zatem jeśli Beneficjent nie jest objęty zakresem podmiotowym uregulowanym w art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (wyjaśniamy, że przepis art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych uzależnia przyznanie środków od zastosowania procedury udzielania zamówienia określonej w ustawie, a tego rodzaju zależność w PIW EQUAL nie występuje) i podpisze aneks wiążący się z nowym brzmieniem umowy o dofinansowanie Działania 2 - nie będzie zobowiązany do stosowania procedur udzielania zamówień publicznych określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych. Zwracamy jednak uwagę, iż do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego już wszczętych, a także umów w sprawach zamówień publicznych już zawartych stosuje się przepisy dotychczasowe czyli obowiązujące przed ostatnią nowelizacją ustawy.

W świetle nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych, a także zmian wzorca umowy o dofinansowanie działania, pewne sformułowania Podręcznika kwalifikowalności wydatków w zakresie dotyczącym tematyki zamówień publicznych są nieaktualne. Instytucja Zarządzająca podjęła działania zmierzające do dostosowania Podręcznika do znowelizowanej ustawy Prawo zamówień publicznych.

 

Przedstawiamy interpretację Instytucji Zarządzającej w sprawie stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.) w zakresie ustalania wartości zamówienia:

W przypadku projektu, którego realizacja jest przewidziana na kilka lat, zamawiający powinien szacować wartość zamówienia na poszczególne dostawy lub usługi z uwzględnieniem całego okresu trwania projektu. Obowiązek taki wynika z art. 32 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.), zgodnie z którym podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Nawet w przypadku gdy zamówienie w ramach projektu byłoby zamówieniem na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo, wartość zamówień szacowana byłaby za cały okres trwania zamówienia. Wynika to z art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy PZP, zgodnie z którym podstawą ustalenia wartości zamówień na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo jest łączna suma zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w czasie realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zamawiający może udzielić zamówień na poszczególne dostawy lub usługi w kilku odrębnych postępowaniach, dzieląc zamówienie na przykład na okresy roczne, jednakże wartością każdego z tych zamówień będzie wartość zamówienia uwzględniająca cały okres trwania projektu.

Zgodnie z życzeniem Instytucji Zarządzającej interpretacja powyższa powinna być stosowana jako główna zasada postępowania przy realizacji projektów EQUAL. Niemniej jednak każde działanie zgodne z ustawą Prawo zamówień publicznych będzie przez IZ akceptowane, przy czym zgodność ta będzie oceniana za każdym razem indywidualnie.

 

W dniu 10 maja 2006 r. ogłoszona została ustawa zmieniająca przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 79, poz. 551). Zmiany wejdą w życie 14 dni od ogłoszenia, tj. w dniu 25 maja 2006 r. Na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych (www.uzp.gov.pl) znajduje się ujednolicony tekst ustawy Prawo zamówień publicznych uwzględniający zmiany, o których mowa powyżej. Zwracamy Państwa uwagę na zmiany wprowadzone w szczególności w art. 3 ustawy dotyczącym podmiotów udzielających zamówień publicznych, a także na nowy art. 4a wprowadzający pewne ułatwienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro.