Fundacja FUNDUSZ WSPÓŁPRACY

Dokument kasowy KP nie jest wystarczającym dokumentem - powinien być wystawiony rachunek lub faktura. Ryczałt może być rozliczony w przypadku delegowania danej osoby za granicę - zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

 

 

Koszt ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (w wariancie podstawowym) dla Beneficjentów Ostatecznych i personelu projektu w związku z podróżą za granicę jest kosztem kwalifikowalnym.

 

Zgodnie z par. 4 ust. 2 rozporządzenia MPiPS dotyczącego podróży krajowych należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. A zatem wysokość diety w części krajowej podróży będzie zależała od tego jak długo będzie trwała podróż na terenie kraju - w tym celu należy zsumować czas podróży krajowej na lotnisko do momentu przekroczenia granicy z czasem podróży krajowej powrotnej od momentu przekroczenia granicy. Tak obliczona liczba godzin podróży na terenie kraju będzie decydować o zastosowaniu odpowiedniego przepisu rozporządzenia. W podanym przykładzie część krajowa podróży trwała 10 godzin, a zatem krócej niż dobę - zastosowanie ma przepis par. 4 pkt 2.1.

 

W projektach PIW EQUAL co do zasady koszt przejazdu taksówką jest niekwalifikowalny. Jedynie w wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych przypadkach (konieczność przewiezienia ciężkich materiałów, sprzętu, przejazdu osoby niepełnosprawnej) może być uznany za kwalifikowalny i rozliczony. W opisanym przypadku - nie ma podstaw do uznania kwalifikowalności kosztu przejazdu taksówką - samochód firmowy może dojechać do miejsca zamieszkania/pobytu osoby wyjeżdżającej w delegację.

 

Jest możliwe uznanie kosztu biletu powrotnego za kwalifikowalny, przy czym wszelkie koszty związane z wyjazdem (diety, noclegi itd.) należy rozliczyć tak, jakby powrót miał miejsce w dniu 24 listopada, a w dokumentacji załączonej do rozliczenia wyjazdu należy przedstawić (zarchiwizować) oświadczenie wyjaśniające sytuację i dowód na to, że koszt biletu nie był wyższy niż wówczas, gdyby powrót nastąpił w dniu 24 listopada.

 

Dokumentowanie i kwalifikowanie wydatków związanych z dojazdami i podróżami powinno odbywać się zgodnie zasadami opisanymi w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (wersja II):

• w odniesieniu do dojazdów BO w części „Dokumentowanie wydatków związanych z dojazdem beneficjentów ostatecznych” (DZPK są Beneficjentami Ostatecznymi projektu),
• w odniesieniu do podróży personelu projektu w części „Dokumentowanie wydatków związanych z podróżami służbowymi personelu projektu”.

Zwracamy uwagę, iż rozliczanie podróży służbowych z zastosowaniem ”kilometrówki” i uznanie wydatków poniesionych na ten cel za kwalifikowalne dotyczyć może jedynie personelu projektu i to w rzeczywiście uzasadnionych przypadkach (np. brak innych możliwości dojazdu, przewożenie ciężkich bagaży, materiałów). Natomiast w przypadku BO koszty przejazdu samochodem prywatnym kwalifikowane są do wysokości ceny biletu transportu zbiorowego na danej trasie.

 

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) dieta nie przysługuje pracownikowi jeżeli zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie. Rozporządzenie ustala wysokość diety za dobę podróży tj. za 24 godziny podróży i odpowiednio w przypadku podróży trwającej więcej niż 1 dobę - za niepełną rozpoczętą dobę do 8 godzin – ½ diety ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości. Ponieważ przepisy nie rozstrzygają sposobu liczenia diety w przypadku takim, jak opisany nie ma podstaw do wskazania obowiązkowego sposobu rozliczenia.

W związku z tym, że zgodnie z rozporządzeniem jako dobę należy rozumieć 24 godziny, a nie czas od godz. 0.00 do 24.00, w rozliczeniu diet należałoby naszym zdaniem uwzględnić propozycję drugą, tj. uwzględniającą datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spotkania z pokryciem kosztów.

 

Jeśli finansowanie kosztów związanych z warsztatem roboczym, w tym kosztów przejazdu i pobytu osób biorących w nim udział jest zaplanowane w budżecie Działania 3 to wydatki na ten cel będą kwalifikowalne, gdy spełnią warunki kwalifikowalności wydatków (właściwe udokumentowanie itd.). W opisanym przypadku należy określone osoby zaprosić do wzięcia udziału w warsztacie, a w zaproszeniu określić jakie koszty zostaną im zwrócone (na przykład koszty przejazdu) i/lub jakie koszty zostaną bezpośrednio sfinansowane ze środków projektu (tzn. zapraszający gwarantuje nocleg i wyżywienie).

Nie ma wpływu na kwalifikowalność wydatków fakt, iż zaproszone osoby realizują Działanie 2 – istotne jest, by zaproszenie tych osób do udziału w warsztacie organizowanym w ramach Działania 3 - było uzasadnione z punktu widzenia zadań, celów Działania 3. Ponadto, osoby te muszą spełniać warunki określone dla BO (jeśli w takim charakterze brałyby udział w warsztacie) lub warunki określone dla funkcji jakie miałyby pełnić podczas tego warsztatu.

 

Co do zasady przyjmuje się, iż stawka za kilometr przebiegu pojazdu jest zryczałtowanym odpowiednikiem wszystkich ponoszonych kosztów związanych z podróżą samochodem. Jednakże możliwe jest rozliczenie i zakwalifikowanie innych uzasadnionych kosztów, o ile umowa pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą to przewiduje.

Zwracamy uwagę, iż możliwość odbycia podróży samochodem prywatnym i rozliczenia kosztów tej podróży reguluje par.5 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 2002 r. dotyczącego podróży służbowych na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz par. 8 ust. 3 i 4 rozporządzenia MPiPS z 2002 r. dotyczącego podróży służbowych poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Przepisy te nie przewidują zwrotu innych kosztów niż obliczone z zastosowaniem tzw kilometrówki.

Natomiast par. 3 pkt. 4 rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych na obszarze kraju i par. 2 pkt 2 ppkt c) rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych poza granicami kraju - przewidują zwrot innych /udokumentowanych/ wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

 

Podtrzymujemy stanowisko przekazane w odpowiedzi na pyt. 192, niemniej jednak jeśli nie jest możliwe udokumentowanie kursu waluty przez pracownika, możecie Państwo zastosować proponowane rozwiązanie.

 

Ad.  1 - W przypadku gdy Beneficjent wypłaca pracownikowi zaliczkę w walucie obcej - po stronie Beneficjenta leży obowiązek udokumentowania rzeczywistego kursu. W opisanej sytuacji, gdy na wniosek pracownika wypłacono zaliczkę w PLN - obowiązkiem Beneficjenta jest wyegzekwowanie od pracownika udokumentowania kursu rzeczywistego waluty (może to być na przykład dowód zakupu waluty w banku przez pracownika, dokument o wysokości kursu waluty w banku, w którym pracownik ma konto, z dnia pobrania waluty z konta itp.). Zwracamy uwagę na to, że dowody przedstawione przez pracownika nie mogą pochodzić z okresu zbyt odległego od terminu delegacji.

Ad. 2 – Jeśli dodatkowe wynagrodzenie roczne jest wypłacane obligatoryjnie, zgodnie z przepisami - jest wydatkiem kwalifikowalnym (proporcjonalnie do czasu przepracowanego na rzecz projektu).

 

Jak rozumiemy jest to jedna podróż (jedna delegacja), w czasie której przewidziany jest udział w spotkaniach dwóch Partnerstw. Nie ma zatem powodu by tę delegację traktować w rozliczeniu jako dwie delegacje. Rozliczenia (w tym ryczałtów za dojazd) należy dokonać zgodnie z zasadami i limitami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

 

Zalecamy aby w umowie z wolontariuszem była klauzula dotycząca zwrotu kosztów podróży. Zwrot kosztów podróży wolontariusza może być kwalifikowalny, przy czym powinien być realizowany na takich samych zasadach, jak pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę (w ramach limitów wynikających z odpowiednich rozporządzeń). W sprawie opodatkowania ww kosztów - wolontariusza, tak jak pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, dotyczą przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w tym zakresie. Jak rozumiemy z Państwa pytania – wolontariusz odbył podróż własnym samochodem (rozliczenie przebiegu kilometrów). Zwracamy zatem uwagę, iż odbycie podróży samochodem prywatnym powinno być uzasadnione i poprzedzone zgodą Kierownika danego podmiotu.

 

W projektach PIW EQUAL w odniesieniu do rozliczania podróży zagranicznych stosuje się zasady i limity określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zmianami). Zgodnie z tym rozporządzeniem (§ 5), w przypadku, gdy pracownik ma zapewnione śniadanie należy dokonać potrącenia w wysokości 15% diety.

Sugerujemy zapoznanie się z odpowiedzią w Bazie PiO w zakładce „Podróże krajowe i zagraniczne”, pytanie nr 14.

 

Zmiana jest możliwa pod warunkiem przeprowadzenia jej zgodnie z obowiązującymi zasadami i procedurami. W przypadku konieczności aneksowania DPA - jeśli oczekiwanie na zakończenie procedury zmiany DPA miałoby wstrzymać lub opóźnić realizację tego zadania sugerujemy działania równoległe (tj. wszczęcie procedury i realizacji zadania).

 

Partnerzy powinni rozliczyć delegacje własnych pracowników w ramach budżetu jakim sami dysponują w toku realizacji projektu. Jeśli w budżetach Partnerów nie zaplanowano środków na ten cel należy rozważyć dokonanie przesunięć w ramach budżetu każdego z Partnerów, albo jeśli środki na ten cel zaplanowano wyłącznie w budżecie jednego Partnera wskazane jest dokonanie odpowiednich przesunięć pomiędzy budżetami Partnerów tak, by możliwe było rozliczenie delegacji przez każdego z Partnerów.

Możliwość rozliczenia przez jednego Partnera kosztów podróży pracowników pozostałych Partnerów występuje wyłącznie w sytuacji gdy Partner ten wystosował zaproszenia na seminarium dla poszczególnych pracowników Partnerów i w zaproszeniach tych określił jakie koszty ich wyjazdu finansuje z własnego budżetu. Wówczas do rozliczenia kosztów przez Partnera zapraszającego wymagane jest aby każdy z zaproszonych pracowników (uczestników seminarium) przedstawił oświadczenie o odbytej podróży na seminarium wraz z rozliczeniem poniesionych kosztów zgodnych z zaproszeniem. Do tego oświadczenia należy dołączyć dowody poniesionych kosztów (np.bilety, faktury), a także dowód świadczący o obecności danej osoby na seminarium. Sugerujemy ponadto zapoznanie się z odpowiedziami na pyt. 15, 19 w zakładce „Podróże krajowe i zagraniczne”.

 

Nie ma możliwości dokonania wypłat ryczałtowych – muszą być przedstawione dowody poniesionych wydatków: bilety albo oświadczenie o odbyciu podróży samochodem prywatnym. W przypadku oświadczenia o odbyciu podróży samochodem prywatnym należy przedstawić w nim numer rejestracyjny samochodu a także rozliczenie z zastosowaniem tzw. kilometrówki – przy czym zwrot (kwalifikowalny) będzie co najwyżej do wysokości ceny biletu pociągiem II klasy na danej trasie (przyjętą cenę biletu należy udokumentować). W sytuacji, gdy jednym samochodem jechało więcej osób – zwrot przysługuje jednej z nich (właścicielowi, użytkownikowi). Dodatkowo zwracamy uwagę, iż deklaracja zwrotu kosztów podróży zaproszonym gościom powinna być zawarta w zaproszeniach na konferencję.

 

W opisanej sytuacji należy zastosować rozwiązanie zgodne z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a mianowicie: do rozliczenia kosztów posiłku sfinansowanych przez BO ze środków własnych, stanowiących Państwa zobowiązanie wobec Beneficjentów, należy zastosować kurs sprzedaży waluty stosowany przez bank, z którego korzysta FISE, z dnia przeprowadzenia operacji gospodarczej (tj. rozliczenia kosztów poniesionych przez BO). Sugerujemy zapoznanie się z odpowiedzią na pytanie w poz. 12 w zakładce „Podróże krajowe i zagraniczne” w Bazie Pytań i Odpowiedzi.

 

W przypadku osób fizycznych, które nie są zatrudnione na umowy o pracę zawiera się umowy cywilno – prawne, w których należy umieścić postanowienia dotyczące zwrotu kosztów podróży zagranicznych. Zwraca się wówczas wyjeżdżającemu właściwie udokumentowane koszty wyjazdu w całości, w tym diet (od lipca br.), ale z uwzględnieniem limitów wynikających z rozporządzeń regulujących należności na rzecz pracowników państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozliczyć Państwo możecie koszty podróży prelegenta na podstawie oświadczenia o zwrocie kosztów podróży, do którego powinny zostać załączone wszystkie dokumenty potwierdzające koszty wraz z dowodem wypłaty środków prelegentowi. Rozliczenie należy umieścić w kat. II.

 

Jeśli Partnerzy nie mają zaplanowanych we własnych budżetach środków na delegacje pracowników zaproszonych „na przegląd projektu” i jeśli nie mogą dokonać przesunięć środków w ramach własnych budżetów - można wyjazd pracowników Partnerów sfinansować i rozliczyć ze środków Administratora. W takiej sytuacji Administrator zaprasza określonych pracowników Partnerów na wyjazd i deklaruje jakie koszty wyjazdu (delegacji) będą sfinansowane z budżetu Administratora. Rozliczenie następuje na podstawie oświadczenia pracownika Partnera o odbytej podróży i poniesionych w związku z tym wydatkach – do oświadczenia należy dołączyć rozliczenie i dowody poniesionych wydatków (przypominamy o możliwości rozliczenia diet – zob. Komunikat specjalny nr 68). Ponadto sugerujemy zapoznanie się z odpowiedzią na pyt. 15 w zakładce „Podróże krajowe i zagraniczne” w niniejszej Bazie Pytań i Odpowiedzi.

 

W rozliczeniach podróży za granicę w ramach realizacji projektów PIW EQUAL należy kierować się zasadami i limitami wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

 

Potwierdzamy dotychczasowe informacje przedstawione w komunikatach, a mianowicie:

• nie jest możliwe zaakceptowanie zakupu walut w kantorze na potrzeby realizacji projektu PIW EQUAL;
  
• walutę można pobrać z rachunku bankowego dewizowego jeśli taki rachunek zainteresowany podmiot posiada;
  
• walutę można zakupić w banku, w którym podmiot ma rachunek (złotowy), a jeśli bank, w którym podmiot ma rachunek nie prowadzi sprzedaży danej waluty, to można dokonać zakupu waluty w innym banku.

Prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut są rzeczywiście kosztami niekwalifikowalnymi.

 

W sprawie rozliczenia delegacji w przypadku niepobrania zaliczki informujemy:

Przepis, na który się Państwo powołujecie dotyczy ustalania kosztów uzyskania przychodów, w tym przeliczania na złote kosztów poniesionych w walutach obcych, na potrzeby ustalania podstawy opodatkowania. Natomiast do przeliczenia na złote walutowych wydatków kwalifikowalnych w projektach PIW EQUAL stosuje się kurs rzeczywisty, tj. udokumentowany kurs po jakim dana waluta została zakupiona. Jeśli delegowana osoba nie pobrała zaliczki i nie posiada bankowego dowodu zakupu tej waluty lub dowodu pobrania z konta bankowego, to należy zastosować udokumentowany kurs danej waluty w banku, z którego usług podmiot delegujący korzysta, z dnia rozliczenia delegacji, przyjmuje się bowiem, że w dniu rozliczenia delegacji powinniście Państwo zwrócić tej osobie koszty delegacji w walucie, która powinna być albo zakupiona w banku albo pobrana/przekazana z konta bankowego.

Zwracamy uwagę, iż zgodnie z komunikatem nr 105 z dnia 12.12.2006 r. nie dopuszcza się zakupu walut w kantorach na potrzeby związane z realizacją projektów.

 

W sytuacji gdy Partner nie posiada zaplanowanych środków w kategorii III B budżetu – możliwe są następujące rozwiązania:

• Administrator może dokonać przesunięcia środków z własnego budżetu do budżetu Partnera;
• Partner może wygospodarować środki i dokonać przesunięcia w ramach własnego budżetu;
• Administrator może rozliczyć koszty tych podróży w ramach kat. III B własnego budżetu, ale tylko w sytuacji gdy: Administrator organizował spotkanie (wyjazd) i wystosował pisemne zaproszenie dla danej osoby, zawierające informację, że koszty wyjazdu (delegacji) będą sfinansowane z budżetu Administratora. W tej sytuacji pracownik Partnera powinien złożyć oświadczenie o odbytej podróży i poniesionych w związku z tym wydatkach – do oświadczenia należy dołączyć rozliczenie i dowody poniesionych wydatków.

W przypadku zmian w budżecie przypominamy o konieczności przestrzegania zasad dokonywania tych zmian (w szczególności zawartych w Komunikacie nr 35 z dnia 13.03.2006 r.).

 

Informujemy, że w rozliczeniu wyjazdów zagranicznych należy kierować się zasadami i limitami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Na podstawie par. 5 tego rozporządzenia należałoby przyjąć, iż w opisanej sytuacji, gdy delegowany ma uwzględnione w rachunku hotelowym śniadanie – trzeba dokonać potrącenia 15% diety. Jeżeli delegowany ma zapewnioną kolację – należy dokonać potrącenia 30% diety. Łącznie zatem należałoby zmniejszyć dietę o 45%.

Przed dokonaniem obliczeń prosimy jednak o zapoznanie się z ww rozporządzeniem.

 

Informujemy, że koszty takie mogą być kwalifikowalne w dwóch przypadkach:

• jeżeli w umowie o Partnerstwie Ponadnarodowym przewidziano finansowanie tego rodzaju wydatków na zasadzie wzajemności (tzn. strona przyjmująca finansuje określone koszty strony wizytującej),
• jeżeli spotkanie jest w formie imprezy zbiorowej wówczas jest możliwe zorganizowanie przejazdu i uwzględnienie tych kosztów w ramach kosztów organizacji imprezy zbiorowej.

 

W opisanej sytuacji w odniesieniu do rozliczanych kosztów walutowych w części przewyższającej pobraną zaliczkę należy zastosować rozwiązanie zgodne z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a mianowicie:

• do rozliczenia zaliczki zastosować kurs pobrania zaliczki,
• do rozliczenia części kosztów podróży przewyższających pobraną zaliczkę, stanowiącej zobowiązanie danej jednostki wobec delegowanego, zastosować kurs sprzedaży waluty stosowany przez bank, z którego korzysta jednostka z dnia przeprowadzenia operacji gospodarczej (rozliczenia kosztów podróży).

 

Na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków w podróżach zagranicznych pracownik/wyjeżdżający otrzymuje dietę, a zatem nie może być rozliczane wyżywienie w restauracji, w tym również paragonem fiskalnym.

Na pokrycie kosztów dojazdu z i na lotnisko/dworzec w podróży zagranicznej pracownik/wyjeżdżający otrzymuje ryczałt w wysokości jednej diety.

Na pokrycie kosztów jazdy środkami komunikacji miejscowej w podróży zagranicznej pracownik/wyjeżdżający otrzymuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Nie jest możliwe zakwalifikowanie kosztów przejazdu taksówkami. Jedynie w szczególnie uzasadnionych, wyjątkowych przypadkach istnieje możliwość indywidualnego rozpatrzenia kwalifikowalności kosztu przejazdu taksówką – przypadek taki musi być jednak dokładnie opisany i rzeczywiście uzasadniony.

Zasady i limity dotyczące diet i ryczałtów przyjęto na podstawie rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

 

Informujemy, że z punktu widzenia kwalifikowalności wydatków w ramach  PIW EQUAL nie jest możliwe zaakceptowanie przedstawionego rozliczenia kosztu podróży z miejsca zamieszkania, a nie z miejsca zatrudnienia. Kwalifikowalne mogą być jedynie wydatki w maksymalnej wysokości odpowiadającej rozliczeniu podróży z (i do) miejsca zatrudnienia.

 

Skorzystanie przez personel projektu z samochodu służbowego do odbycia podróży rozlicza się fakturą za paliwo odpowiednio do udokumentowanego przebiegu (liczby kilometrów) w danej podróży.

Skorzystanie przez personel projektu z samochodu prywatnego do odbycia podróży służbowej rozlicza się z zastosowaniem tzw. kilometrówki.

W jednym i drugim przypadku skorzystanie z samochodu jest możliwe w szczególnie uzasadnionych sytuacjach (np. przewóz niezbędnych ciężkich materiałów czy późne godziny nocne przyjazdu na miejsce docelowe itp.). Nie jest wystarczającym uzasadnieniem tylko „długotrwałość” dojazdu środkami komunikacji publicznej.

 

W opisanej sytuacji korzystania z samochodu wyleasingowanego, nie finansowanego ze środków PIW EQUAL, należy samochód ten traktować jako samochód służbowy i podróże tym samochodem rozliczać tak, jak podróże  samochodem służbowym, czyli w szczególności:

• każdy wyjazd w ramach projektu powinien być odnotowany w książce przebiegu pojazdu,
• do rozliczenia mogą być przedstawione faktury za zakup paliwa odpowiednio do udokumentowanego  przebiegu na rzecz projektu;
• nie są potrzebne oświadczenia odnośnie używania wyleasingowanego samochodu ani oświadczenia o odpowiedzialności za pojazd.

Koszty związane z podróżą samochodem wyleasingowanym, wykorzystywanym jako samochód służbowy – są kwalifikowalne, o ile są uzasadnione i udokumentowane.

Niezależnie od faktu posiadania przez Stowarzyszenie samochodu służbowego (wyleasingowanego) możliwa jest akceptacja podróży pracowników samochodami prywatnymi, co zależy od właściwego udokumentowania, że takie rozwiązanie było konieczne, ekonomiczne, zasadne.

 

W przypadku kosztów podróży personelu dokumentami wymaganymi są: polecenia wyjazdu czyli odpowiednio wypełnione druki tzw. delegacji, faktury lub bilety za przejazdy. Wyjątkowo - w sytuacji zagubienia biletu,  należy do dokumentacji dołączyć odpowiednie oświadczenie pracownika przedstawiające fakt i/lub okoliczności zagubienia biletu oraz zawierające wysokość poniesionych kosztów przejazdu. W takiej sytuacji wskazane jest też przedstawienie dodatkowych dowodów obecności pracownika w miejscu docelowym odbytej podróży służbowej (np. lista obecności).

Przypominamy jednocześnie, iż w związku z przepisem par. 5 rozporządzenia MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - w poleceniu wyjazdu powinien być wskazany środek transportu właściwy do odbycia podróży, a zwrot kosztów przejazdu może obejmować cenę biletu tego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na ten środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Podkreślamy, że uznanie kwalifikowalności kosztów podróży nieudokumentowanych biletami a jedynie oświadczeniem o ich zgubieniu - może mieć miejsce tylko w sytuacjach jednostkowych, wyjątkowych – nie może być uważane za zasadę.

 

W przypadku osób fizycznych, które nie są zatrudnione na umowy o pracę zawiera się umowy cywilno - prawne, w których należy umieścić postanowienia dotyczące zwrotu kosztów podróży zagranicznych. Zwraca się wówczas wyjeżdżającemu właściwie udokumentowane koszty wyjazdu w całości, w tym diet (od lipca br.), ale z uwzględnieniem limitów wynikających z rozporządzeń regulujących należności na rzecz pracowników państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W przypadku Beneficjentów Ostatecznych zaleca się organizowanie zbiorowego wyjazdu na przykład na podstawie decyzji (uchwały) organu typu Rady Partnerstwa o wysłaniu konkretnych osób za granicę i wówczas podstawą rozliczenia będą zbiorcze faktury (rachunki) za hotel, wyżywienie, ubezpieczenia, zakup biletów itp. Konieczne jest też udokumentowanie uczestnictwa w wyjeździe / imprezie poszczególnych beneficjentów (mogą to być na przykład podpisane listy obecności, czy też inne dowody ich udziału w wyjeździe).

 

Jeżeli wyjazd danej osoby jest uzasadniony i niezbędny z punktu widzenia realizacji projektu to można taki wyjazd sfinansować niezależnie od rodzaju umowy łączącej tę osobę z podmiotem wysyłającym (umowa o pracę czy umowa cywilno – prawna).

W przypadku osób nie związanych z wysyłającym umową o pracę niezbędne jest zawarcie umowy cywilno – prawnej. Przy czym jeżeli zawarto umowę cywilno – prawną przewidującą wynagrodzenie za jakąś pracę - to ta umowa powinna również zawierać zapisy dotyczące zwrotu kosztów wyjazdów. Natomiast w przypadku gdy danej osoby nie łączy z podmiotem wysyłającym umowa o pracę ani umowa cywilno – prawna na wykonanie jakiejś pracy to należy zawrzeć umowę cywilno – prawną dotyczącą wyłącznie wyjazdu i przewidującą zwrot określonych kosztów wyjazdu.

Zwrot kosztów wyjazdu może obejmować koszty podróży, noclegów – natomiast uwzględnienie w rozliczeniu diet dla osób innych niż zatrudnione na umowę o pracę jest możliwe od lipca br.

 

Jest możliwe sfinansowanie kosztów podróży wolontariusza pod warunkiem, że taki wydatek jest zaplanowany w budżecie i wyjazd wolontariusza jest ściśle związany z realizacją projektu, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w sprawozdaniu z wyjazdu.

Zalecane jest zawarcie z wolontariuszem porozumienia (zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie) zawierającego m.in. postanowienia dot. wyjazdów, przy czym finansowanie kosztów podróży i diet odbywa się na zasadach dotyczących pracowników.

 

Informujemy, że w rozliczeniach kosztów podróży krajowych i zagranicznych osób, które nie są zatrudnione na umowę o pracę przez podmiot wysyłający w podróż można uwzględniać diety w wysokości i na zasadach stosowanych wobec pracowników, a wynikających z następujących rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).
  Powyższa zasada obowiązuje do rozliczenia podróży odbywanych od dnia 1 lipca 2006 r.

Jednocześnie przypominamy, że zwrot kosztów podróży dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno – prawnych bądź prowadzących działalność gospodarczą jest wydatkiem kwalifikowanym, jeśli w umowie zlecenia lub o współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą zawarty jest zapis o możliwości zwrotu kosztów podróży. Zwrot kosztów może nastąpić na podstawie oświadczenia o odbytej podróży, do którego zostały załączone dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, tj. wydatki dotyczące przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej lub innych udokumentowanych wydatków, określonych przez zleceniodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Faktury i rachunki muszą być wystawione na Administratora lub Partnera (w zależności od postanowień umów w ramach Partnerstwa). Wydatki związane z odbyciem podróży muszą być ściśle związane z realizacją projektu w ramach PIW EQUAL. Nie jest wymagane potwierdzenie (np. stemplem i podpisem na poleceniu wyjazdu) pobytu w miejscu docelowym podróży.

 

Wyjaśniamy:

• w przypadku zakupu waluty - jest to kurs po jakim dana waluta została zakupiona, a dowodem jest faktura lub rachunek wystawiony przez bank (kantor), w którym waluta została zakupiona.
• w przypadku pobrania waluty z konta – jest to kurs sprzedaży waluty danego banku z dnia pobrania waluty z konta udokumentowany na przykład potwierdzeniem wystawionym przez bank lub wydrukiem komputerowym (banki informują o kursach na bieżąco na swoich stronach internetowych).

Jednocześnie przypominamy o niekwalifikowalności ewentualnych różnic kursowych.