PYTANIA I ODPOWIEDZI | XVI. ZAMYKANIE DZIAŁANIA

PYTANIA I ODPOWIEDZI

2008-05-27
8.

Czy to oznacza ze można zapłacić po 15 maja ale do 31 maja (dla instytucji które przedłużyły działanie do 31 maja) ?

 

Dla Działania 2 - dokumenty finansowe dotyczące okresu kwalifikowalności powinny być wystawione nie później niż do 30 kwietnia 2008 r. i opłacone do 31 maja 2008 r. (przy czym dokumenty finansowe dotyczące technicznego rozliczenia działania, realizowane na podstawie aneksu do umowy, powinny być wystawione i opłacone do 31 maja 2008 r.).

 

 
Powrót na górę
2008-05-13
7.

Po 31 maja 2008 nie będzie możliwości rozliczenia żadnych wydatków. Czy po tej dacie będzie jednak możliwość ewentualnego uzupełnienia/poprawienia dokumentacji przedstawionych wydatków w wypadku stwierdzenia błędów przez KSW?

 

Sugerujemy zapoznanie się z „Wytycznymi dotyczącymi zamknięcia pomocy z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 - 2006". Na str. 6-8 znajdziecie Państwo informacje dotyczące ewentualnych korekt.
 
Powrót na górę
2008-04-22
6.

W związku z przedłużeniem na kwiecień i maj 2008 r. finansowania personelu i proporcjonalnie kosztów eksploatacji proszę o informacje w jaki sposób mam rozliczyć koszty eksploatacyjne skoro faktury za maj otrzymam najwcześniej w czerwcu, a zatem nie będę mogła nawet dokonać płatności w terminie do 31 maja.

 

Warunki przedłużenia realizacji Działania 2 do 31 maja br. zostały sformułowane przez Instytucję Zarządzającą i ogłoszone w Komunikacie Nr 178. A zatem występując o przedłużenie terminu Działania 2 do końca maja br. mieliście Państwo świadomość zarówno dodatkowych możliwości jak i ograniczeń z tym związanych.
 
Powrót na górę
2008-03-20
5.

Jesteśmy partnerem w projekcie "Szansa bez munduru". Obecnie konczymy realizacje tego projektu i chcemy przekazać na zasadzie umowy uzyczenia część zakupionego w projekcie sprzętu (środki niskocenne) Stowrzyszeniom, które zostały powołane w wyniku realizacji projektu (+ 2 stowarzyszeniom istniejacym wcześniej). Wszystkie 4 stowarzyszenia maja zamiar ubiegać sie o realizacje projektów w ramach EFS; ponadto należą do nich też nasi BO. Czy możemy to zrobić na zasadzie umowy użyczenia i czy w tej umowie powinny się znależć jakieś wymagane przez Państwa zapisy? Jeżeli jest to mozliwe, proszę o szybka odpowiedź. Bardzo dziękuję.

 

Zasady wykorzystywania środków trwałych po zakończeniu realizacji projektu zawarte są w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (wersja III) w pkt 2.3.7 i należy postępować zgodnie z tymi zasadami.

 
Powrót na górę
2008-03-05
4.

"Wytyczne dotyczące zamknięcia pomocy z EFS w ramach PIW EQUAL dla Polski 2004-2006" mówią o konieczności przekazania przez Partnerów Kart Zamknięcia Działania do Administratora (str. 8). Jednak w załącznikach dokumentu nie ma wzoru takiej karty dla Partnerów. Natomiast wzór karty opracowany dla Administratora zawiera pytania typowe tylko dla Administratora, nie dotyczące zaś Partnerów. Czy w tej sytuacji Partnerzy muszą wypełnić Kartę Zamknięcia Działania na załączonym w "Wytycznych..." wzorze dla Administratora, czy też opublikowany zostanie specjalny wzór tej karty dla Partnerów? Czy Administrator może samodzielnie opracować wzór Karty Zamknięcia Działania dla swoich partnerów?

 

Nie ma takiego wzoru i nie będzie opracowany. Można zatem posiłkować się Kartą Zamknięcia Działania przez Administratora (załącznik nr 2 do Wytycznych), może też Administrator określić samodzielnie wzór, gdyż to Administrator jest odpowiedzialny za prawidłowe rozliczenie się z Partnerami. Jednocześnie zawiadamiamy, że w przygotowanych przez IZ nowych Wytycznych Partner będzie zwolniony z obowiązku sporządzania Kart Zamknięcia Działania.
 
Powrót na górę
2008-02-15
3.

W nawiązaniu do komunikatu nr 178 oraz wytycznych dotyczących zamykania Działania. W przypadku przedłużenia o 2 miesiące zatrudnienia w Działaniu 2, proszę o interpretację jakie daty należy traktować jako graniczne (ostatnia data faktury, ostatnia płatność) oraz w jaki sposób Partnerstwo ma się wywiązać z obowiązku przedstawienia do 31 maja 2008 wniosku o płatność końcową skoro będzie finansowanie zatrudnieniea do tego dnia. Czy przedłużenie Działania 2 zgodnie z komunikatem 178 pozwala na późniejsze (po 31 marca) rozliczanie innych wydatków (oprócz wskazanych w komunikacie 178).

 

Przedłużenie realizacji Działania 2 do 31 maja br. może nastąpić wyłącznie na warunkach przedstawionych w komunikacie nr 178, a zatem wniosek o płatność końcową musi być złożony do 31 maja br i nie ma żadnej możliwości późniejszego rozliczania jakichkolwiek wydatków. Należy zatem w takim terminie uregulować płatności, by było możliwe prawidłowo udokumentowane rozliczenie wszystkich wydatków we wniosku o płatność końcową.
 
Powrót na górę
2008-02-14
2.

W nawiązaniu do komunikatu specjalnego 178 dot. przedłużenia Działania 2 do czasu zamknięcia projektu uprzejmie proszę o wyjaśnienie poniższego punktu: 1. Kontynuacji zatrudnienia - na dotychczasowych warunkach (forma zatrudnienia oraz wysokość uposażenia). W przypadku etatów możliwy jest podział najwyżej na ½ etatu. Co oznacza dokładnie ten zapis? Czy w przypadku naszego PRR możemy przedłużyć zatrudnienie 3 osób na cały etat, czy 6 osobom na 1/2 etatu?

 

Dopuszczalne jest każde z przedstawionych rozwiązań, tj. zatrudnienie 3 osób na pełny etat lub 6 osób po ½ etatu.
 
Powrót na górę
2008-02-11
1.

W jakiej formie Partnerzy projektu zobowiązani są dostarczyć Administratorowi dokumentację z realizacji projektu po zakończeniu działań? "Wytyczne dotyczące zamknięcia pomocy z EFS w ramach PIW EQUAL dla Polski 2004-2006" stanowią, iż Partner archiwizuje swoją dokumentację projektową w formie oryginałów, a do Administratora przekazuje dokumentację dotyczącą zamknięcia Działania (końcowy wniosek o płatność, karta zamknięcia, itp.). Jak należy w świetle tych zaleceń postępować z resztą dokumentacji Partnera, tj. dotyczącą realizacji zadań projektowych? Magdalena Bergmann Specjalistka ds. archiwizacji Kujawsko-Pomorska Fundacja Gospodarcza Pro Europa (Administrator G0062D2)

 

Obowiązek przechowywania dokumentacji projektowej do 2013 r., a dokumentacji dot. pomocy publicznej przez 10 lat od daty zakończenia Działania,  wynika z umowy o dofinansowanie Działania i powinien być również uregulowany w umowie o Partnerstwie na Rzecz Rozwoju. Umowa o dofinansowanie Działania nie narzuca tego, gdzie i kto w ramach PRR ma tę dokumentację przechowywać - umowa jedynie czyni Beneficjenta/Administratora odpowiedzialnym za zapewnienie, że dokumentacja będzie przechowywana.

A zatem, zgodnie z ww Wytycznymi dokumentację dotyczącą zamknięcia Działania Partner przekazuje Administratorowi. Natomiast pozostałą dokumentację projektową (w formie oryginałów) Partner archiwizuje zgodnie z ustaleniami wewnątrz Partnerstwa  -  np. każdy z Partnerów może archiwizować w swojej siedzibie, u Administratora lub w innym miejscu, ale zawsze z zachowaniem zasad poufności i bezpieczeństwa.

 
Powrót na górę