Fundacja FUNDUSZ WSPÓŁPRACY

Harmonogram realizacji Działania jest załącznikiem do umowy o dofinansowanie Działania i zmiana harmonogramu, o której mowa w pytaniu formalnie wymaga aneksowania umowy.

 

Zasady dokonywania zmian w budżecie zostały przedstawione w Komunikacie nr 35 z modyfikacjami w przypadku podpisania /aneksowania umowy o dofinansowanie Działania wg nowych wzorów (z 2006 r. i z 2007 r.). Należy zwrócić się do KSW za pośrednictwem Opiekuna projektu o akceptację uzasadnionej zmiany w budżecie kat. IV. Natomiast o konieczności aneksowania umów (DPA i umowy o dofinansowanie Dzialania) powinniście rozstrzygnąć Państwo sami na podstawie zapisów tych umów, w tym zapisów dotyczących zmian postanowień umowy.

 

Przede wszystkim zwracamy Państwa uwagę, iż umowa o dofinansowanie Działania nie mówi o „utrzymaniu działań projektowych” i o „podtrzymaniu struktury projektu”, ale o tym, że realizacja Działań 1 – 3 nie może podlegać znaczącym modyfikacjom. Przy czym wzór umowy z 2005 r. stanowi, że realizacja Działań 1 – 3 nie może podlegać znaczącym modyfikacjom, polegającym na przysporzeniu Administratorowi lub Partnerom nienależnych korzyści, a późniejsze wzory umów w celu wyjaśnienia o jakie modyfikacje chodzi - przywołują przepis art. 30 pkt 4 rozporządzenia WE nr 1260/1999.

Przepis ten stanowi, iż:

"Państwa Członkowskie zapewniają, że działanie zachowuje wkład z funduszy, jedynie wówczas, gdy to działanie, w okresie pięciu lat od daty decyzji właściwych organów krajowych lub instytucji zarządzającej w sprawie wkładu Funduszy, nie podlega znacznym modyfikacjom:

a) wpływającym na jej charakter lub warunki jej wykonania lub przyznające firmie lub instytucji publicznej nienależne korzyści, oraz
b) wynikającym albo ze zmiany charakteru własności danej pozycji infrastruktury albo zaprzestania lub zmiany lokalizacji działalności produkcyjnej.

Państwa Członkowskie powiadamiają Komisję o wszelkich takich modyfikacjach. Jeżeli nastąpi taka modyfikacja, stosuje się art. 39.”

Interpretację powyższego przepisu można przedstawić następująco (za "Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (projekt)"):
Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie jednego z warunków wymienionych w lit. a i co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. b, a ponadto pomiędzy tymi warunkami musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy (tzn. warunek wymieniony w lit. b to przyczyna, a warunek wymieniony w lit. a – skutek).

W odpowiedzi na pytanie, czy tylko Administrator ma obowiązek nie dopuszczenia do znaczących modyfikacji realizacji Działań 1 – 3, zwracamy uwagę, iż wzór umowy o Partnerstwie na Rzecz Rozwoju (DPA) zawiera w par. 2 dotyczącym zakresu odpowiedzialności Partnerów zapis:
„Strony umowy ponoszą odpowiedzialność za prawidłową realizację umowy o dofinansowanie Działania 2, która zostanie zawarta przez Administratora z Krajową Strukturą Wsparcia, działającą w imieniu Instytucji Zarządzającej EQUAL”.

A zatem można przyjąć, że zobowiązanie podjęte w umowie o dofinansowanie Działania przez Beneficjenta działającego w imieniu i na rzecz PRR, że w okresie 5 lat od daty rozpoczęcia realizacji Działania 1, realizacja Działań 1 – 3 nie będzie podlegać znaczącym modyfikacjom (o których mowa w rozporządzeniu WE nr 1260/1999) jest w zakresie odpowiedzialności wszystkich podmiotów tworzących Partnerstwo.

Nie ma jednakże przeciwwskazań, by PRR – jeśli uzna za potrzebne – dodatkowo lub bardziej szczegółowo uregulowało tę sprawę w umowie DPA.

 

Zapisy nowego wzoru umowy o dofinansowanie Działania w sprawie rachunku bankowego (w § 4 ust. 4), co do meritum, nie różnią się od zapisów poprzednich wzorów umów, nie zmieniła się też interpretacja tego przepisu – do każdej umowy o dofinansowanie Działania należy mieć odrębny rachunek bankowy – dotyczy to zarówno Administratora, jak i Partnera. Jednocześnie zwracamy uwagę na odpowiedź udzieloną na Państwa pytanie 26 (zakładka "Inne finansowe").

 

Zgodnie z §14 ust 4 wzoru umowy o dofinansowanie Działania z maja 2007 r., zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy, za wyjątkiem zabezpieczenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 umowy (tj. aktu notarialnego o dobrowolnym poddaniu się przez Beneficjenta egzekucji w trybie art. 777 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296, z późn. zm.), może być ustanowione, za zgodą Krajowej Struktury Wsparcia, przez Beneficjenta i niektórych Partnerów Beneficjenta albo Beneficjenta i wszystkich Partnerów Beneficjenta. Nowy wzór umowy o dofinansowanie Działania wyklucza zatem możliwość zabezpieczenia prawidłowego wykonania umowy o dofinansowanie Działania aktem notarialnym o dobrowolnym poddaniu się egzekucji wystawionym przez Beneficjenta i Partnerów - akt notarialny o dobrowolnym poddaniu egzekucji może być wystawiony tylko przez Beneficjenta.

W przypadku przejścia przez Partnerstwo na nowy wzór umowy, wyżej wymienione postanowienie dotyczące ustanawiania zabezpieczeń stanie się obowiązujące. Akt notarialny o dobrowolnym poddaniu się egzekucji wystawiony przez Beneficjenta i Partnerów nie będzie już mógł zatem stanowić zabezpieczenia prawidłowego wykonania umowy o dofinansowanie Działania. Jeżeli miałyby być nadal utrzymane dwa zabezpieczenia umowy o dofinansowanie Działania – weksel in blanco i akt o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, konieczne będzie wystawienie przez Beneficjenta nowego aktu o dobrowolnym poddaniu się egzekucji.

 

Ad. 1 – transze przekazywane są zgodnie z harmonogramem płatności – ostatnia transza jest przekazywana przed zakończeniem projektu. Rozliczenie otrzymanych środków zgodnie ze złożonym wnioskiem o płatność końcową – nie później niż 2 miesiące po zakończeniu okresu kwalifikowalności. Dla PRR, które postępują zgodnie z harmonogramem płatności - płatność końcowa jest ostatnią transzą zaplanowaną w harmonogramie. Dla PRR, które postępują niezgodnie z harmonogramem płatności (np. finansują wydatki ze środków własnych) - płatność końcowa nastąpi po rozliczeniu wnioskiem o płatność końcową.

Ad. 2 – po uzgodnieniu z Instytucją Zarządzającą informujemy, że:

• Podstawowe obowiązki w sprawie przenoszenia autorskich praw majątkowych są uregulowane w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 21 września 2004 r. w sprawie przyjęcia Uzupełnienia programu operacyjnego – Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006 (Dz. U. Nr 214, poz. 2172 z późn. zm.), natomiast wzory umów o dofinansowanie Działania w mniejszym lub większym stopniu powielają regulacje tego rozporządzenia;
• Fakt, iż pewne zapisy w kolejnych wzorach umowy są lub zostały pominięte (np. dotyczące pól eksploatacji) nie oznacza, że jakiekolwiek obowiązki w zakresie przenoszenia praw autorskich zostały zmienione.

Informujemy zatem, iż niezależnie od tego wg jakiego wzoru jest lub będzie podpisana umowa o dofinansowanie Działania, bez zmian pozostają zasady postępowania przy przenoszeniu autorskich praw majątkowych, w tym w szczególności:

• Obowiązek podpisywania umów o przeniesienie autorskich praw majątkowych (pomiędzy Partnerem a Administratorem oraz pomiędzy Administratorem a Instytucją Zarządzającą);
• Obowiązek pobierania „Oświadczenia twórcy o wykonaniu utworu” lub „Oświadczenia Partnera o otrzymaniu utworu”.

W razie wątpliwości zalecamy korzystanie z „Poradnika dla podmiotów uczestniczących w Programie Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 – 2006 w zakresie dotyczącym zasad przenoszenia praw autorskich i udzielania licencji”, dostępnego na stronie internetowej KSW w zakładce „Publikacje”.
Komunikat na ten temat ukaże się na naszej stronie internetowej w najbliższym czasie.

 

W ostatnim czasie otrzymaliśmy interpretację IZ wprowadzającą następujące możliwości aneksowania umowy podpisanej wg wzoru z 2005 r.:

1) wprowadzenie w drodze aneksu wszystkich postanowień określonych we wzorze umowy o dofinansowanie Działania przyjętym rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 czerwca 2006 r. albo
2) wprowadzenie w drodze aneksu postanowień par. 20 wzoru umowy o dofinansowanie Działania przyjętego rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 czerwca 2006 r. lub/i
3) wprowadzenie w drodze aneksu załącznika nr 4 do umowy przyjętego rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 czerwca 2006 r.

Jednakże w związku z tym, że w najbliższych dniach wejdzie w życie kolejny, nowy wzorzec umowy zawierający wiele korzystnych rozwiązań prosimy o powstrzymanie się do tego czasu z podejmowaniem jakichkolwiek decyzji w sprawie aneksowania umowy.

 

Termin 31 marca 2008 r. jest terminem końca okresu kwalifikowalności wydatków określonym w rozporządzeniu w sprawie przyjęcia Uzupełnienia programu operacyjnego - Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 – 2006. W tym zakresie zatem nie ma formalnych przeszkód co do przedłużenia okresu realizacji Działania 2 do dnia 31 marca 2008 r. Zmiana terminu realizacji Działania wymaga aneksowania umowy o dofinansowanie Działania, poprzedzonego zmianą DPA i złożeniem wniosku o dofinansowanie Działania2. Co do szczegółów - sugerujemy skontaktowanie się z opiekunem projektu.

 

Jeżeli zapisy TCA określają konkretne daty zadań w ramach współpracy ponadnarodowej to zmiana ich wymaga aktualizacji TCA a co za tym idzie wprowadzenia nowej wersji umowy do bazy ECDB i zatwierdzenia jej zarówno przez KSW jak i IZ.

 

Tak, należy zmienić strategię. Wskazany jest następujący sposób:

• zmiana DPA,
• zmiana budżetu (o ile jest konieczna),
• zmiana Wniosku o dofinansowanie,
• zmiana umowy o dofinansowanie (aneks).

 

W odpowiedzi na par.7 punkt 10 Umowy o dofinansowanie Działania, który mówi, że beneficjent na wezwanie KSW jest zobowiązany przedstawić rozliczenie przekazanych w danym roku kalendarzowym środków finansowych także na koniec każdego roku kalendarzowego PRR są zobligowane do jednoznacznego wyodrębnienia kosztów każdego Działania – a zatem należy prowadzić oddzielne konta analityczne dla każdego z Działań.

 

Zwracamy Państwa uwagę, iż harmonogram wdrażania Programu EQUAL zawarty w rozporządzeniu w sprawie przyjęcia programu operacyjnego - Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 – 2006 jest harmonogramem orientacyjnym. Natomiast termin 31 marca 2008 r. jest terminem jednoznacznie określonym w rozporządzeniu w sprawie przyjęcia Uzupełnienia programu operacyjnego - Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 – 2006 i dotyczy końca okresu kwalifikowalności wydatków.

W związku z tym, że umowa o dofinansowanie Działania określa termin realizacji Działania, który jest jednocześnie okresem kwalifikowalności wydatków - termin ten nie może wykraczać poza 31 marzec 2008 r.

Wobec powyższego KSW nie jest uprawniona do wyznaczenia innego, dłuższego terminu realizacji Działania 2 i dokonywania kwalifikowalnych wydatków związanych z tym Działaniem.

 

Przede wszystkim należy pamiętać, iż na podstawie przepisów UE oraz odpowiednich przepisów krajowych - Instytucja Zarządzająca ma prawo ustalać szczegółowe zasady i rozwiązania zapewniające efektywne wdrażanie programu. Komunikat specjalny nr 35 przypomina i informuje o obowiązujących zasadach, przy czym w pkt 1 – nawiązuje do regulacji w umowie, a w pkt 2 i 3 – dotyczy sytuacji nie uregulowanej w umowie.

Zwracamy zatem uwagę, że zapisy umowy, o których mowa w pytaniu dotyczą procedury zmiany (aneksowania) umowy, w tym załączników (a jednym z załączników jest budżet). Par. 26 pkt 2 umowy o dofinansowanie Działania (wg wzoru z marca 2005 r.) dotyczy zmiany umowy - w związku ze zmianami w budżecie wykraczającymi poza limity określone w tym przepisie – której dokonuje się poprzez złożenie aktualnej wersji wniosku o dofinansowanie Działania i uzyskanie pisemnej zgody KSW.

Natomiast w przypadku gdy zmiany budżetu dotyczą wielkości poniżej limitów określonych w par. 26 umowy – czyli wielkości nie wymagających zmiany (aneksowania) umowy, obowiązują zasady, o których mowa w pkt 2 i 3 komunikatu – jest to m.in. konieczność uzyskania zgody KSW na zmiany w zakresie kat. I i IV oraz kat. III w części dotyczącej zakupów wyposażenia, inwestycji budowlanych, w tym adaptacji pomieszczeń, utrzymania pomieszczeń. Reasumując, w zapisie umowy, o którym mowa w pytaniu – reguluje się warunki związane ze zmianą umowy o dofinansowanie Działania, a komunikat w tym zakresie o jakim mowa w pytaniu – dotyczy postępowania w przypadku gdy kwoty zmian w budżecie nie wymagają aneksowania umowy.

 

W sprawie technicznych aspektów składania wniosku o dofinansowanie Działania 3 informujemy:

• wniosek o dofinansowanie Działania 3 wraz z załącznikami musi być parafowany na każdej stronie przez osobę, która ten wniosek podpisuje (analogicznie do wniosków składanych do Działania 1 i 2)
• umowa o PRR dla Działania 3 (MPA) wraz z załącznikami musi być parafowana na każdej stronie przez każdego sygnatariusza umowy (analogicznie do umowy o PRR dla Działania 2)
• podpisany i parafowany na każdej stronie wniosek wraz załącznikami należy skserować w 2 egzemplarzach i następnie na każdym egzemplarzu kopii potwierdzić za zgodność w następujący sposób:

- albo na pierwszej stronie każdego z dokumentów (wniosku jako takiego oraz każdego z załączników) należy potwierdzić za zgodność z oryginałem dany dokument (koniecznie musi się znaleźć nazwa tego dokumentu oraz numery stron) i parafować, np. "Potwierdzam za zgodność z oryginałem kopię umowy o Partnerstwie na rzecz Rozwoju dla Działania 3, str. 1-13"; albo 

- na każdej stronie wniosku i na każdej stronie każdego załącznika należy potwierdzić za zgodność wraz z parafą

Pozostałe informacje zawarte są w ogłoszeniu o naborze wniosków do Działania 3.

 

W nawiązaniu do treści ogłoszenia z dnia 29 maja 2006 roku, Krajowa Struktura Wsparcia Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL przypomina, że trwa nabór wniosków o dofinansowanie Działania 3 w ramach realizacji programu operacyjnego – Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL. Termin składania wniosków upływa w dniu 31 sierpnia 2006 r.

Krajowa Struktura Wsparcia informuje jednocześnie, że w wypadku wniosków składanych wspólnie przez kilka Partnerstw na rzecz Rozwoju realizujących Działanie 2, termin ich składania został przedłużony do dnia 30 września 2006 roku.

Wnioski takie winny być złożone w siedzibie Krajowej Struktury Wsparcia najpóźniej do godziny 17.00 w dniu 30 września 2006 r. W wypadku wniosków nadesłanych pocztą liczyć się będzie data stempla pocztowego.

Pozostałe warunki składania wniosków o dofinansowanie Działania 3 ogłoszone w dniu 29 maja 2006 r. pozostają bez zmian.

 

Zakończył się etap oceny rezultatów do Działania 3 PIW EQUAL przez Krajowe Sieci Tematyczne. W sumie złożyli Państwo 106 rezultatów. Większość z nich uzyskała pozytywną rekomendację KST. Zgodnie ze Strategią mainstreamingu zaakceptowaną przez Komitet Monitorujący PIW EQUAL, pozytywna rekomendacja dla rezultatu Partnerstwa na rzecz Rozwoju jest warunkiem do aplikowania do Działania 3. Tak więc kolejnym etapem działania jest złożenie przez Państwa dokumentów wg. ogłoszenia o naborze wniosków o dofinansowanie Działania 3 zamieszczonego na stronie internetowej Krajowej Struktury Wsparcia. Pragniemy przypomnieć, że celem głównym Działania 3 jest transfer rezultatów osiągniętych przez Partnerstwa na rzecz Rozwoju do polityki krajowej oraz praktyki instytucji i organizacji działających w obszarze rynku pracy i integracji społecznej. Jesteśmy przekonani, że to wymagające i skomplikowane zadanie najlepiej może zostać zrealizowane przez połączone Partnerstwa do Działania 3.  Ponieważ do dnia dzisiejszego takich połączonych Partnerstw do Działania 3 jest wciąż niewiele, a czas na składanie dokumentów upływa z dniem 31 sierpnia 2006 r, pragniemy Państwa gorąco zachęcić do zintensyfikowania prób nawiązywania kontaktów i łączenia sił dla pełniejszego wywiązania się z zadań w Działaniu 3. W tym celu Krajowa Struktura Wsparcia 8-9 sierpnia br. organizuje spotkanie dla członków Krajowych Sieci Tematycznych dla Tematów A, D, F, G, I pod hasłem „Giełda rezultatów”, które ma ułatwić Partnerstwom wzajemny kontakt. Partnerstwa, które są już połączone oraz Partnerstwa, które, pomimo naszych zachęt, zdecydowane są przystępować do Działania 3 indywidualnie, prosimy o podjęcie działań w celu złożenia wniosku o dofinansowanie Działania 3 i wypełnienia dokumentów wg wykazu zawartego w ogłoszeniu i zamieszczonego na stronie internetowej KSW. Krajowa Struktura Wsparcia proponuje konsultacje nt. Działania 3, w siedzibie KSW oraz w formie punktów konsultacyjnych, które zostaną zorganizowane w trakcie sierpniowego spotkania „Giełda rezultatów”.

Jednostkom sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, i Nr 169, poz. 1420), przypominamy, że są zobowiązane do ogłoszenia otwartego naboru partnerów do Partnerstwa na rzecz Rozwoju do Działania 3. Ogłoszenie to powinno zostać opublikowane, w zależności od charakteru partnerstwa, w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej i zawierać elementy wskazane w Uzupełnieniu programu operacyjnego – Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006, będącego załącznikiem do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 21 września 2004 r. (DZ. U. Nr 214, poz. 2172), zmienionego rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 17 lutego 2006 r. (Dz. U. Nr 37, poz. 257).

 

W ramach realizacji programu operacyjnego – Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL, Krajowa Struktura Wsparcia Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL ogłoszony już został nabór wniosków o dofinansowanie Działania 3. W załączeniu plik zawierający pełen tekst ogłoszenia.

 

W załączeniu przedstawiamy opracowany w Krajowej Strukturze Wsparcia - wzorzec aneksu.

Przypominamy również korzyści wynikające z aneksowania umowy o dofinansowanie Dzialania 2 i informujemy o procedurze związanej z podpisaniem aneksu zmieniającego tę umowę w zakresie wynikającym z nowego wzorca umowy określonego w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 czerwca br.

 

Informujemy, że tekst rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 czerwca 2006 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie trybu składania i wzorów wniosków o dofinansowanie działań oraz wzoru umowy o dofinansowanie działania w ramach programu operacyjnego – Program Inicjatyw Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 – 2006 został ogłoszony w  Dz. U. Nr  103, poz. 707 w dniu 21 czerwca 2006 r. – a zatem tego dnia rozporządzenie weszło w życie.

Tekst rozporządzenia oraz informacja o zakresie zmian we wzorze umowy o dofinansowanie Działania w załączeniu. 

 

Informujemy, że proces podpisywania aneksów do Umów o dofinansowanie Działania 2 został uproszczony.

W dotychczas obowiązującej procedurze Partnerstwo na rzecz Rozwoju (PRR), celem aneksowania Umowy, zobowiązane było przedstawić KSW aktualny Wniosek o dofinansowanie Działania 2 wraz ze wszystkimi dokumentami (załącznikami) wymienionymi w pkt 8 Wniosku. Takie rozwiązanie powodowało wydłużenie całego procesu, związane przede wszystkim z ponownym przygotowaniem przez PRR ww. dokumentów.

Wychodząc na przeciw postulatom PRR Krajowa Struktura Wsparcia uprzejmie informuje, że  w przypadkach, gdy dokumenty wymienione w pkt 8 Wniosku o dofinansowanie Działania 2 nie uległy zmianie, Partnerstwa będą jedynie zobowiązane złożyć w ich miejsce oświadczenie (wzór którego stanowi załącznik do niniejszego komunikatu), iż dokumenty te nie uległy zmianie oraz że należy je traktować jako załączniki do aktualnej wersji Wniosku o dofinansowanie Działania 2.

W przypadku dokumentów wymienionych w pkt 8 Wniosku o dofinansowanie Działania 2, które uległy zmianie, ich aktualne wersje należy przedłożyć wraz z Wnioskiem o dofinansowanie Działania 2.

Mamy nadzieję, że  takie rozwiązanie ułatwi Państwu i przyspieszy proces aneksowania Umów o dofinansowanie Działania 2, a  jednocześnie przyczyni się do szybszego przekazywania środków finansowych w ramach Programu.