PYTANIA I ODPOWIEDZI | IX. SPRAWOZDANIA


PYTANIA I ODPOWIEDZI

2007-10-18
11.

Czy w przypadku wykrycia błędu w sprawozdaniu należy przesłać Państwu korekty:
a) wszystkich sprawozdań od okresu w jakim ten błąd był popełniony (np. IV kwartał 2005 r.) aż do chwili obecnej, czyli wszystkie sprawozdania kwartalne, okresowe i roczne;
b) czy wystarczy tylko zrobić korektę ostatniego sprawozdania?
Czy w przypadku zmian tylko w części finansowej należy przesłać do Państwa korekty sprawozdań zarówno części merytorycznej jak i finansowej?

 

Zgodnie z zamieszczoną na naszej stronie internetowej instrukcją do sprawozdania z realizacji Działania (zakładka: „Dokumenty finansowe" - „Sprawozdania") - w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przekazanym do KSW sprawozdaniu, Partnerstwo zobowiązane jest do przesłania poprawionej wersji sprawozdania w terminie 5 dni kalendarzowych od daty otrzymania pisma wysłanego do niego w tej sprawie - zasada ta obowiązuje w przypadku wykrycia nieprawidłowości w toku bieżącej weryfikacji sprawozdania przesłanego do KSW.

Natomiast w odniesieniu do nieprawidłowości wykrytych w sprawozdaniach z okresów wcześniejszych - korektę tych nieprawidłowości należy w miarę możliwości uwzględnić w najbliższym składanym sprawozdaniu.

 
Powrót na górę
2007-07-05
10.

1) W jaki sposób należy wypełnić tabelę w załączniku: postęp realizacji planu finansowego?
2) C 4.2 – uprzejmie prosimy o wyjaśnienie w jaki sposób należy określić wartość ‘Mu’ jeżeli wartość ta nie jest określona w żadnym dokumencie?

 

Przede wszystkim prosimy o skorzystanie z Instrukcji do sprawozdania z realizacji Działania znajdującej się na naszej stronie internetowej. W razie wątpliwości prosimy o kontakt z Opiekunem projektu.

Ad. 1 – dane należy pobrać z wniosku o dofinansowanie Działania 3 (zwracamy uwagę, że budżety Partnerów i zadania im przypisane są związane geograficznie z siedzibami poszczególnych Partnerów).

Ad.2 – punkt C.3 – należy skorzystać z opisu rezultatu.
- punkt C.4.2. – należy zliczyć odpowiednie dane z wniosku o dofinansowanie Działania 3.

 
Powrót na górę
2007-06-28
9.

Czy dla potrzeb sprawozdawczości, PEFS, i innych, jesteśmy zobowiązani wskazywać z nazwy firmę, w której pracuje pracownik biorący udział w naszych szkoleniach?

 

W opisanym przypadku, z punktu widzenia wymogów sprawozdań przedkładanych w KSW oraz potrzeb PEFS – rejestrowanie nazw firm nie jest potrzebne.
 
Powrót na górę
2007-02-01
8.

Jeżeli chodzi o sprawozdanie z realizacji Działania punkt 4.9 "liczba imprez krajowych, w których uczestniczyło partnerstwo ...". Co należy rozumieć pod pojęciem imprezy inne i administracyjno zarządcze. Spotkania Grup Zarządzających, personelu, spotkania z beneficjentami, szkolenia, seminaria, konferencje, spotkania np. z jednym pracodawcą lub przedstawicielem władz samorządowych, wigilia - czy tego rodzaju spotkania uważane są za imprezy i powinny być uwzględnione w tym punkcie.

 

W ramach imprez zarządczo – administracyjnych należy wykazywać imprezy o takim charakterze wynikające z umowy o PRR lub z określonych dodatkowo przez PRR systemów organizacji wewnętrznej Partnerstwa - są to w szczególności spotkania, posiedzenia Grupy Zarządzającej PRR czy spotkania przedstawicieli Partnerów.

Natomiast w ramach innych imprez należy uwzględnić imprezy, szczegółowo wcześniej nie planowane, niemniej jednak mające ścisły związek z realizowanym projektem (organizowane przez PRR lub na które PRR jest zapraszane) – są to na przykład spotkania z władzą samorządową czy imprezy, w których PRR uczestniczy w celach promocyjnych lub integracyjnych.

Zwracamy uwagę, iż liczba wykazywanych imprez jest jednym z elementów wskazujących na aktywność Partnerstwa - nie jest zatem zasadne pomijanie jakichś przedsięwzięć z powodów innych niż merytoryczne.

 
Powrót na górę
2007-01-23
7.

Czy na pewno w sprawozdaniu okresowym powinno się umieszczać wyłącznie (wydatki) rachunki które zostały opłacone?

 

W sprawozdaniach okresowych przedstawiane jest zaangażowanie finansowe w ramach realizowanego projektu w danym okresie sprawozdawczym - a zatem są to zarówno opłacone, jak i nie opłacone faktury, rachunki itp. dotyczące zadań, przedsięwzięć itp. zrealizowanych w danym okresie sprawozdawczym.
 
Powrót na górę
2007-01-18
6.

Czy w koszty danego miesiąca  można księgować faktury i rachunki wystawione w tym miesiącu, te które nie zostały zapłacone, czy  może warunkiem zaliczenia ich do kosztów danego okresu jest potwierdzenie zapłaty z tego miesiąca? Do kosztów jakiego miesiąca zaliczać składki ZUS?

 

O zaliczeniu w koszty danego miesiąca decyduje data wystawienia faktury lub rachunku a nie data zapłaty. Termin płatności określony w dokumencie ZUS nie jest momentem pojawienia się kosztu – koszt składek ZUS jest związany z wynagrodzeniami za dany miesiąc, a zatem dotyczy tego miesiąca.
 
Powrót na górę
2007-01-11
5.

Jakie koszty wykazuje się w sprawozdaniu okresowym? Czy nie ma ryzyka, że powtórzą się kwoty w różnych sprawozdaniach okresowych raz gdy dostaniemy fakturę, a drugi raz gdy za nią zapłacimy?

 

Sprawozdanie okresowe obejmuje kwalifikowalne wydatki rzeczywiście poniesione (zapłacone faktury, rachunki) na realizację zadań danego okresu i zobowiązania powstałe w związku z realizacją zadań danego okresu sprawozdawczego. Nie powinno mieć miejsca powtórzenie kwot w różnych sprawozdaniach okresowych – wykazuje się wydatki dotyczące zadań danego okresu sprawozdawczego, a zatem kwoty faktycznie zapłacone w danym okresie ale dotyczące okresu sprawozdawczego poprzedniego (i wówczas wykazane w sprawozdaniu) nie mogą być ponownie wykazane.

 
Powrót na górę
2007-01-03
4.

Jakie zadania opisuje się w sprawozdaniu okresowym?

 

Sprawozdanie jest relacją z realizacji zadań w okresie, którego dotyczy, a zatem należy w sprawozdaniu opisać wszystkie przedsięwzięcia w zakresie realizacji projektu w danym okresie, niezależnie od terminów płatności czy ostatecznych rozliczeń. Jeśli na przykład  w danym okresie sprawozdawczym rozpoczęto lub zakończono szkolenie to należy o tym napisać niezależnie od wystąpienia rozbieżności z terminem płatności realizowanych w związku ze szkoleniem (np. wypłaty dodatków).
 
Powrót na górę
2006-12-22
3.

Czy zmieniły się wzory sprawozdań sporządzanych w ramach PIW EQUAL? (Komunikat specjalny nr 82, 25.08.2006r.)

 

Informujemy, iż 23 sierpnia 2006 r.  w Dzienniku Ustaw nr 150, poz.1085 zostało opublikowane Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 31 lipca 2006 roku w sprawie wzorów sprawozdań sporządzanych w ramach programu operacyjnego - Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006.

 
Powrót na górę
2006-12-14
2.

Czy jest dostępny jednolity tekst rozporządzenia dot. sprawozdawczości z realizacji NPR po ostatniej zmianie? (Komunikat specjalny nr 71, 11.07.2006r.)

 

W nawiązaniu do komunikatu nr 70 w załączeniu udostępniamy przygotowany w Krajowej Strukturze Wsparcia - jednolity tekst rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń - z uwzględnieniem ww nowelizacji. Zmiany wynikające z ostatniej nowelizacji naniesiono w tekście kursywą i w kolorze czerwonym. Zwracamy Państwa uwagę na to, że załączony tekst ma charakter informacyjny – nie jest źródłem prawa (jedynie tekst aktu prawnego ogłoszony w Dzienniku Ustaw i w Monitorze Polskim jest źródłem prawa).

Instytucja Zarządzająca, za naszym pośrednictwem, wskazuje najważniejsze zmiany wprowadzone ww. aktem, a mianowicie:

1. W zakresie sprawozdawczości:

  • wydłużono okres sprawozdawczy z kwartału do 6 miesięcy (zmiana w § 3);
  • wydłużono okres na przekazanie przez Instytucję wdrażającą sprawozdania okresowego z realizacji Działania o 5 dni (zmiana w § 8 ust. 2 pkt 1);
  • zniesiono obowiązek przesyłania przez Instytucję wdrażającą Zestawienia poniesionych wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych w ramach postępu finansowego realizacji Działania w terminie do 9 dni po upływie okresu sprawozdawczego (tym samym ww. Zestawienie należy przesyłać wraz ze sprawozdaniem z realizacji Działania) (zmiana w § 8 ust. 7)

2. W zakresie rozliczeń:

  • wprowadzono możliwość dołączania do wniosku beneficjenta o płatność jedynie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione przez beneficjenta wydatki, ale wyłącznie po spełnieniu warunków określonych w zmienionych przepisach (zmiana w § 31 nowy ust. 1c i 1d);
  • wprowadzono możliwość poprawienia wniosku o płatność przez pracownika instytucji przyjmującej wniosek w przypadku zaistnienia uchybień formalno-rachunkowych we wniosku (zmiana w § 33 nowy ust. 2 i dalsze). 
 
Powrót na górę
2006-12-05
1.

Jakie zmiany w sprawozdawczości wynikają ze zmiany rozporządzenia dotyczącego realizacji NPR? (Komunikat specjalny nr 70, 07.07.2006r.)

 

W dniu 27 czerwca br. w Dzienniku Ustaw nr 107 opublikowano Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 9 czerwca 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli jego realizacji oraz rozliczeń(poz. 729). Warto zwrócić uwagę na najważniejsze zmiany wprowadzone ww. aktem:

1. W zakresie sprawozdawczości:

  • wydłużono okres sprawozdawczy z kwartału do 6 miesięcy;
  • wydłużono okres na przekazanie sprawozdania okresowego z realizacji Działania o 5 dni;
  • zniesiono obowiązek przesyłania Zestawienia poniesionych wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnychw ramach postępu finansowego realizacji Działania w terminie do 9 dni po upływie okresu sprawozdawczego (tym samym ww. Zestawienie należy przesyłać wraz ze sprawozdaniem z realizacji Działania).

2. W zakresie rozliczeń:

  • wprowadzono możliwość dołączania do wniosku beneficjenta o płatność jedynie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione przez beneficjenta wydatki;
  • wprowadzono możliwość poprawienia wniosku o płatność przez pracownika instytucji przyjmującej wniosek w przypadku zaistnienia uchybień formalno-rachunkowych we wniosku.

Rozporządzenie weszło w życie z dniem ogłoszenia, ale do sprawozdań okresowych sporządzanych za I i II kwartał 2006 r. stosuje się przepisy dotychczasowe.

W załączeniu tekst Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 9 czerwca 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń (Dz.U. 2006 nr 107 poz. 729)

 
Powrót na górę