Fundacja FUNDUSZ WSPÓŁPRACY

Zgodnie z zamieszczoną na naszej stronie internetowej instrukcją do sprawozdania z realizacji Działania (zakładka: „Dokumenty finansowe" - „Sprawozdania") - w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przekazanym do KSW sprawozdaniu, Partnerstwo zobowiązane jest do przesłania poprawionej wersji sprawozdania w terminie 5 dni kalendarzowych od daty otrzymania pisma wysłanego do niego w tej sprawie - zasada ta obowiązuje w przypadku wykrycia nieprawidłowości w toku bieżącej weryfikacji sprawozdania przesłanego do KSW.

Natomiast w odniesieniu do nieprawidłowości wykrytych w sprawozdaniach z okresów wcześniejszych - korektę tych nieprawidłowości należy w miarę możliwości uwzględnić w najbliższym składanym sprawozdaniu.

 

Przede wszystkim prosimy o skorzystanie z Instrukcji do sprawozdania z realizacji Działania znajdującej się na naszej stronie internetowej. W razie wątpliwości prosimy o kontakt z Opiekunem projektu.

Ad. 1 – dane należy pobrać z wniosku o dofinansowanie Działania 3 (zwracamy uwagę, że budżety Partnerów i zadania im przypisane są związane geograficznie z siedzibami poszczególnych Partnerów).

Ad.2 – punkt C.3 – należy skorzystać z opisu rezultatu.
- punkt C.4.2. – należy zliczyć odpowiednie dane z wniosku o dofinansowanie Działania 3.

 

W opisanym przypadku, z punktu widzenia wymogów sprawozdań przedkładanych w KSW oraz potrzeb PEFS – rejestrowanie nazw firm nie jest potrzebne.

 

W ramach imprez zarządczo – administracyjnych należy wykazywać imprezy o takim charakterze wynikające z umowy o PRR lub z określonych dodatkowo przez PRR systemów organizacji wewnętrznej Partnerstwa - są to w szczególności spotkania, posiedzenia Grupy Zarządzającej PRR czy spotkania przedstawicieli Partnerów.

Natomiast w ramach innych imprez należy uwzględnić imprezy, szczegółowo wcześniej nie planowane, niemniej jednak mające ścisły związek z realizowanym projektem (organizowane przez PRR lub na które PRR jest zapraszane) – są to na przykład spotkania z władzą samorządową czy imprezy, w których PRR uczestniczy w celach promocyjnych lub integracyjnych.

Zwracamy uwagę, iż liczba wykazywanych imprez jest jednym z elementów wskazujących na aktywność Partnerstwa - nie jest zatem zasadne pomijanie jakichś przedsięwzięć z powodów innych niż merytoryczne.

 

W sprawozdaniach okresowych przedstawiane jest zaangażowanie finansowe w ramach realizowanego projektu w danym okresie sprawozdawczym - a zatem są to zarówno opłacone, jak i nie opłacone faktury, rachunki itp. dotyczące zadań, przedsięwzięć itp. zrealizowanych w danym okresie sprawozdawczym.

 

O zaliczeniu w koszty danego miesiąca decyduje data wystawienia faktury lub rachunku a nie data zapłaty. Termin płatności określony w dokumencie ZUS nie jest momentem pojawienia się kosztu – koszt składek ZUS jest związany z wynagrodzeniami za dany miesiąc, a zatem dotyczy tego miesiąca.

 

Sprawozdanie okresowe obejmuje kwalifikowalne wydatki rzeczywiście poniesione (zapłacone faktury, rachunki) na realizację zadań danego okresu i zobowiązania powstałe w związku z realizacją zadań danego okresu sprawozdawczego. Nie powinno mieć miejsca powtórzenie kwot w różnych sprawozdaniach okresowych – wykazuje się wydatki dotyczące zadań danego okresu sprawozdawczego, a zatem kwoty faktycznie zapłacone w danym okresie ale dotyczące okresu sprawozdawczego poprzedniego (i wówczas wykazane w sprawozdaniu) nie mogą być ponownie wykazane.

 

Sprawozdanie jest relacją z realizacji zadań w okresie, którego dotyczy, a zatem należy w sprawozdaniu opisać wszystkie przedsięwzięcia w zakresie realizacji projektu w danym okresie, niezależnie od terminów płatności czy ostatecznych rozliczeń. Jeśli na przykład  w danym okresie sprawozdawczym rozpoczęto lub zakończono szkolenie to należy o tym napisać niezależnie od wystąpienia rozbieżności z terminem płatności realizowanych w związku ze szkoleniem (np. wypłaty dodatków).

 

Informujemy, iż 23 sierpnia 2006 r.  w Dzienniku Ustaw nr 150, poz.1085 zostało opublikowane Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 31 lipca 2006 roku w sprawie wzorów sprawozdań sporządzanych w ramach programu operacyjnego - Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006.

 

W nawiązaniu do komunikatu nr 70 w załączeniu udostępniamy przygotowany w Krajowej Strukturze Wsparcia - jednolity tekst rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń - z uwzględnieniem ww nowelizacji. Zmiany wynikające z ostatniej nowelizacji naniesiono w tekście kursywą i w kolorze czerwonym. Zwracamy Państwa uwagę na to, że załączony tekst ma charakter informacyjny – nie jest źródłem prawa (jedynie tekst aktu prawnego ogłoszony w Dzienniku Ustaw i w Monitorze Polskim jest źródłem prawa).

Instytucja Zarządzająca, za naszym pośrednictwem, wskazuje najważniejsze zmiany wprowadzone ww. aktem, a mianowicie:

1. W zakresie sprawozdawczości:

• wydłużono okres sprawozdawczy z kwartału do 6 miesięcy (zmiana w § 3);
• wydłużono okres na przekazanie przez Instytucję wdrażającą sprawozdania okresowego z realizacji Działania o 5 dni (zmiana w § 8 ust. 2 pkt 1);
• zniesiono obowiązek przesyłania przez Instytucję wdrażającą Zestawienia poniesionych wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych w ramach postępu finansowego realizacji Działania w terminie do 9 dni po upływie okresu sprawozdawczego (tym samym ww. Zestawienie należy przesyłać wraz ze sprawozdaniem z realizacji Działania) (zmiana w § 8 ust. 7)

2. W zakresie rozliczeń:

• wprowadzono możliwość dołączania do wniosku beneficjenta o płatność jedynie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione przez beneficjenta wydatki, ale wyłącznie po spełnieniu warunków określonych w zmienionych przepisach (zmiana w § 31 nowy ust. 1c i 1d);
• wprowadzono możliwość poprawienia wniosku o płatność przez pracownika instytucji przyjmującej wniosek w przypadku zaistnienia uchybień formalno-rachunkowych we wniosku (zmiana w § 33 nowy ust. 2 i dalsze).